Pflichtangaben auf einer Rechnung in Luxemburg für Selbstständige

Eine Rechnung (facture) ist in Luxemburg nur rechtsgültig, wenn sie bestimmte Pflichtangaben enthält. Fehlen sie oder stimmen sie nicht, kann dein Geschäftskunde die Zahlung verweigern, sein Vorsteuerabzug kann bei einer Prüfung abgelehnt werden, oder die AED kann dir ein Bußgeld auferlegen. Die gute Nachricht: Die meisten Regeln sind gesunder Menschenverstand, und nicht jede „Pflichtangabe“ gilt für jeden Selbstständigen.

Die Regeln stammen aus vier Gesetzen, die zusammenwirken: dem MwSt-Gesetz (Loi du 12 février 1979 in geänderter Fassung), dem RCS-Gesetz vom 19. Dezember 2002, dem Gesellschaftsgesetz vom 10. August 1915 und dem Niederlassungsgesetz vom 2. September 2011. Guichet.lu fasst sie alle in einer praktischen Checkliste zusammen.

Pflichtangaben auf Standardrechnungen (über 100 EUR inkl. MwSt)

Eine Standardrechnung muss drei Gruppen von Angaben enthalten: wer du bist, um welche Rechnung es sich handelt und worin das Geschäft besteht. Die Ratgeber zum Korrigieren einer Rechnung und zu verspäteten Eingangsrechnungen sind unter Rechnungen und E-Rechnung in Luxemburg gesammelt.

Über dich (den Rechnungsaussteller):

• Dein Name oder dein Firmenname (raison sociale) und deine Rechtsform
• Die Anschrift deines Sitzes (siège social)
• Deine MwSt-Nummer (numéro de TVA)
• Deine RCS-Nummer – wenn du eingetragen bist (mehr dazu weiter unten)
• Die Nummer deiner Niederlassungsgenehmigung (numéro d’autorisation d’établissement) – wenn du eine hast

Über die Rechnung selbst:

• Ausstellungsdatum
• Eine eindeutige, fortlaufende Nummer
• Datum der Lieferung oder des Abschlusses der Leistung (wenn es vom Ausstellungsdatum abweicht)

Über das Geschäft:

• Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
• MwSt-Nummer des Kunden – nur wenn zutreffend (vor allem bei innergemeinschaftlichem B2B)
• Menge und Art der Waren oder Dienstleistungen
• Einzelpreis ohne MwSt
• Rabatte oder Preisnachlässe
• Steuerbemessungsgrundlage, aufgeschlüsselt nach MwSt-Satz
• Der oder die angewandten MwSt-Sätze
• Der geschuldete MwSt-Betrag
• Gesamtbetrag inklusive MwSt

Die „Pflichtangaben“ zur Identität sind nur dann Pflicht, wenn sie auf deine Situation zutreffen. Ein Einzelunternehmer in einem Freien Beruf, der nicht im RCS eingetragen ist und keine Niederlassungsgenehmigung braucht, muss keine Nummer erfinden – er lässt diese Zeilen einfach weg. Mit den MwSt-Zeilen ist es genauso: Unter dem régime de franchise oder bei einem nach Artikel 44 befreiten Umsatz zeigt die Rechnung keine MwSt – wer MwSt auf einer Rechnung ausweist, schuldet sie (Artikel 61 §8) – und trägt stattdessen ihren Befreiungshinweis. Im nächsten Abschnitt siehst du, was für dich gilt.

Was auf deine Rechnung gehört, hängt von deiner Rechtsform ab

Hier entsteht die meiste Verwirrung. Dieselben Regeln zu den „Pflichtangaben“ sind in Wirklichkeit nicht für alle gleich.

Ein paar wichtige Details:

• Die Zeile „Beruf“ ist nur für Handwerker und Kaufleute als Einzelunternehmer vorgeschrieben. Ein Installateur, der als Einzelunternehmer arbeitet, schreibt „Plombier – Aut. n° 10123456/0“. Wer im eigenen Namen übersetzt, braucht keine Berufszeile.
• Die RCS-Nummer ist nur vorgeschrieben, wenn du tatsächlich im RCS (Registre de commerce et des sociétés) eingetragen bist. Gesellschaften sind immer eingetragen. Kaufleute als Einzelunternehmer müssen sich eintragen – auch Berater mit der Genehmigung für kaufmännische Tätigkeiten; Handwerker gelten in der Praxis meist als Kaufleute und sind am Ende ebenfalls eingetragen. Einzelunternehmer in Freien Berufen müssen sich nicht eintragen – und haben deshalb keine RCS-Zeile. Mehr dazu in unserem ausführlichen Leitfaden zur RCS-Eintragung für Selbstständige.
• Genossenschaften sind per Gesetz ausdrücklich von der Regel zur RCS-Nummer auf Rechnungen ausgenommen.
• Die Nummer der Niederlassungsgenehmigung ist vorgeschrieben, wenn du eine Genehmigung hast. Die meisten kaufmännischen, handwerklichen, industriellen und reglementierten freiberuflichen Tätigkeiten brauchen eine. Manche geistige Tätigkeit im eigenen Namen nicht – etwa Übersetzen und Texten. Beratung, auch IT-Beratung, braucht die Genehmigung für kaufmännische Tätigkeiten und Dienstleistungen (activités et services commerciaux), wie Guichet.lu zu den Zugangsvoraussetzungen für einen Beruf erklärt.

Praxistipp: Wenn du nicht sicher bist, was du angeben musst, schau in die offiziellen Unterlagen, die du bei der Gründung deines Unternehmens erhalten hast. Der RCS-Auszug enthält deine RCS-Nummer, deine Niederlassungsgenehmigung (autorisation d’établissement) die Nummer der Genehmigung. Schreib auf jede Rechnung genau das, was du tatsächlich hast – nicht mehr und nicht weniger.

Kleinbetragsrechnungen – zwei Wege dorthin

Eine Kleinbetragsrechnung enthält eine deutlich kürzere Liste von Angaben (Artikel 63 §11 des MwSt-Gesetzes):

• Ausstellungsdatum
• Dein Name und deine Anschrift
• Die Art der Waren oder Dienstleistungen
• Der MwSt-Betrag oder genug Angaben, um ihn zu berechnen

Es gibt zwei getrennte Wege dorthin, und die meisten kennen nur den ersten:

Fällst du unter das régime de franchise (unter 50 000 EUR Umsatz, keine MwSt berechnet), darfst du Kleinbetragsrechnungen für fast alles, was du verkaufst, ausstellen – nicht nur für kleine Beträge. Das gilt seit dem 1. Januar 2025 (Artikel 63 §10 1° des MwSt-Gesetzes, dritter Gedankenstrich). Artikel 63 §10 2° nimmt zwei Fälle aus: Waren, die du in ein anderes EU-Land schickst, und Umsätze, bei denen dein Kunde in einem anderen Mitgliedstaat die Steuerschuldumkehr anwendet – etwa eine Dienstleistung an ein Unternehmen in der EU ohne EX-Nummer. Dafür brauchst du eine vollständige Rechnung. Den Franchise-Hinweis weiter unten musst du trotzdem angeben.

Die vereinfachte Regelung ist eine Möglichkeit, keine Pflicht. Du kannst immer eine vollständige Rechnung ausstellen – und viele Unternehmen tun das, weil ihre Buchhaltungssoftware nur ein Format erzeugt. Beide sind rechtsgültig.

Besondere Angaben, wenn sie zutreffen

Manche Situationen verlangen eine zusätzliche Zeile auf der Rechnung. Die häufigsten für Selbstständige in Luxemburg:

Ein mit EX-Nummer befreiter Umsatz trägt keinen Hinweis auf Steuerschuldumkehr. Bist du im Land deines Kunden über die grenzüberschreitende Befreiung steuerbefreit, führt dein Kunde die MwSt nicht selbst ab – es gibt nichts umzukehren, und eine Zeile mit autoliquidation fordert ihn auf, MwSt anzumelden, die er nicht schuldet. Dein Geschäftskunde kann deinen Status prüfen, indem er deine EX-Nummer in das EU-Tool SME-on-the-Web unter sme-vat-rules.ec.europa.eu eingibt. Ohne EX-Nummer ist es umgekehrt: Das luxemburgische régime de franchise endet an der Grenze, dein Geschäftskunde in der EU wendet auf die Leistung die Steuerschuldumkehr an, und auf deiner Rechnung steht „Autoliquidation“ (Artikel 63 §8 14°) – wie bei allen anderen.

Für B2C-Rechnungen (Verkäufe an Verbraucher) gibt es einen nützlichen – aber an Bedingungen geknüpften – Hinweis. Wenn du dir das Recht erhalten willst, von einem Verbraucher, der zu spät zahlt, gesetzliche Verzugszinsen zu verlangen, musst du: (1) die Rechnung innerhalb eines Monats nach der Lieferung oder Leistung ausstellen und (2) auf der Rechnung ausdrücklich angeben, dass du bei verspäteter Zahlung gesetzliche Verzugszinsen verlangen wirst. Ohne diesen Satz kannst du später keine Zinsen verlangen. Freiwillig ist er insofern, als dich nichts zwingt, ihn aufzunehmen – lässt du ihn aber weg, hast du auf dein Recht auf Zinsen verzichtet. Bei B2B-Geschäften gelten Verzugszinsen automatisch kraft Gesetzes, ein Hinweis ist nicht nötig.

Mehr zu grenzüberschreitenden Fällen findest du in unserem Artikel zur EU-weiten MwSt-Befreiung für Kleinunternehmen. Wie du die MwSt-Nummer deines Geschäftskunden vor der Rechnungsstellung prüfst, erklärt unser Leitfaden So prüfst du eine MwSt-Nummer in VIES.

„Muss ich den MwSt-Satz in jeder Zeile angeben?“

Das ist eine der häufigsten Fragen – und die streng rechtliche Antwort lautet nein, nicht wörtlich in jeder Zeile.

Das MwSt-Gesetz verlangt:

• Die Steuerbemessungsgrundlage aufgeschlüsselt nach MwSt-Satz und
• Den oder die angewandten MwSt-Sätze und den oder die entsprechenden MwSt-Beträge.

Das heißt:

• Hat deine Rechnung nur einen MwSt-Satz (typisch: 17 % für die meisten Dienstleistungen und Waren), genügt ein einziger Summenblock am Ende.
• Mischt deine Rechnung mehrere Sätze (z. B. 3 % auf Bücher und 17 % auf Beratung in derselben Rechnung), musst du die Beträge in der Zusammenfassung nach Satz gruppieren.

In der Praxis ist es am einfachsten und übersichtlichsten, den Satz neben jede Zeile zu schreiben. Das macht jedes luxemburgische Buchhaltungsprogramm, und das erwartet jeder Buchhalter. Zeile für Zeile ist es rechtlich nicht vorgeschrieben, aber es ist das sicherste Format – vor allem, wenn deine Rechnung mehrere Sätze mischt.

Praxistipp: Ein sauberes, übliches Layout – Position / Menge / Einzelpreis netto / MwSt-Satz / Zeilensumme – kostet dich nichts und erspart dir jede Diskussion mit dem Buchhalter eines Kunden. Nutze dieses Format und mach dir keine Gedanken darüber, ob der Satz pro Zeile „vorgeschrieben“ ist.

„Brauche ich die RCS- oder MwSt-Nummer meines Kunden?“

Die RCS-Nummer des Kunden ist nach luxemburgischem Recht nie vorgeschrieben. Pflicht sind nur der vollständige Name und die Anschrift des Kunden.

Die MwSt-Nummer des Kunden ist nur in bestimmten Fällen vorgeschrieben:

• Immer, wenn du an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land verkaufst (innergemeinschaftliches B2B)
• Dringend empfohlen, wenn du an ein luxemburgisches Unternehmen verkaufst – das gibt ihm Rechtssicherheit, dass deine Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt
• Nicht vorgeschrieben, wenn du an Privatpersonen verkaufst

Bei einem Geschäftskunden ist das sicherste Vorgehen: einmal nachfragen, die MwSt-Nummer beim Kundendatensatz speichern, sie in VIES prüfen und sie auf jede Rechnung setzen, die du ihm schickst.

Nummerierung und Fristen

Nummerierung:

• Fortlaufend – Lücken in der Reihe zu vermeiden ist gute Praxis, keine Regel aus dem Gesetz
• Eindeutig – jede Rechnungsnummer darf nur einmal vorkommen
• Du kannst mehrere Nummernkreise nutzen (z. B. „INV-2026-001“, „EU-2026-001“), solange jeder in sich fortlaufend ist

Fristen – wann die Rechnung ausgestellt werden muss:

• Bis zum 15. des Folgemonats nach der Lieferung oder dem Abschluss der Leistung, überall dort, wo das Gesetz eine Rechnung verlangt: für einen Geschäftskunden oder eine juristische Person und für Waren, die in ein anderes EU-Land gehen (Artikel 63 §4 und §5). Beendest du einen Auftrag für ein Unternehmen am 18. März, muss die Rechnung also spätestens am 15. April ausgestellt sein. Der Kauf einer Privatperson verlangt nach dem MwSt-Gesetz keine Rechnung, also gilt dafür auch keine Frist.
• Bei laufenden Leistungen (Abonnements, Pauschalverträge) gilt die Regel für jeden Abrechnungszeitraum.

Eine Rechnung verspätet auszustellen ist nicht das Ende der Welt – kann aber echte Reibung verursachen. Um verspätete Rechnungen geht es in unserem eigenen Leitfaden Was tun, wenn eine Eingangsrechnung verspätet eintrifft.

Eine Rechnung ändern = eine neue Rechnung ausstellen

Eine Regel, die viele überrascht: Jedes Dokument, das eine Rechnung spezifisch und eindeutig ändert, ist nach luxemburgischem Recht selbst eine neue Rechnung.

Das hat zwei Folgen:

1. Du kannst eine Rechnung nicht einfach löschen, sobald sie ausgestellt ist. Der richtige Weg zum Stornieren oder Korrigieren ist eine Gutschrift (avoir), die selbst eine „neue Rechnung“ ist – und als Kleinbetragsrechnung ausgestellt werden darf (Artikel 63 §10 1°, zweiter Gedankenstrich).
2. Eine E-Mail mit dem Satz „Zeile 2 der Rechnung 2026-014 bitte ignorieren, der Preis war falsch“ ist rechtlich eine neue Rechnung – und muss deshalb mindestens die Angaben einer Kleinbetragsrechnung tragen: das Datum, deine Identität, die Art der Leistung, die Auswirkung auf die MwSt und einen eindeutigen Verweis auf die Rechnung mit den geänderten Angaben (Artikel 63 §11).

In der Praxis: Wenn du etwas ändern musst, stell eine ordentliche Gutschrift aus. Wir haben einen ausführlichen Leitfaden dazu: So stornierst oder korrigierst du eine Rechnung.

Papierrechnungen, PDF-Rechnungen, elektronische Rechnungen

Die gesetzlichen Inhaltsregeln sind unabhängig vom Übertragungsweg gleich – Papier, PDF oder elektronische Datei. Was sich ändert, sind das Format und die Art der Übermittlung.

Heute (2026):

• B2G (Verkäufe an öffentliche Auftraggeber in Luxemburg): Elektronische Rechnungsstellung ist laut dem Gesetz vom 16. Mai 2019 über die elektronische Rechnungsstellung Pflicht, über das Peppol-Netzwerk und das offizielle Portal für elektronische Rechnungen (Ministerium für Digitalisierung).
• B2B und B2C: Elektronische Rechnungsstellung ist freiwillig. Papier- oder PDF-Rechnungen bleiben voll rechtsgültig.

Was kommt:

• Luxemburg bereitet die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im inländischen B2B-Verkehr vor. Der Gesetzentwurf Nr. 8815, am 30. Juli 2026 in der Abgeordnetenkammer eingebracht, würde alle Unternehmen verpflichten, ab dem 1. Januar 2028 elektronische Rechnungen zu empfangen und spätestens ab dem 1. Januar 2029 selbst welche auszustellen (größere Unternehmen ab dem 1. Juli 2028). Es ist ein Entwurf, noch kein Gesetz.
• Die EU hat als Frist Juli 2030 festgelegt, bis zu der grenzüberschreitende B2B-Rechnungen in allen Mitgliedstaaten elektronisch sein müssen.

Warum verlangt das B2G-Portal weniger, als auf Papier „Pflicht“ ist? Das Portal nutzt den EU-Standard Peppol Billing 3.0, der in 27 Ländern harmonisiert ist und keine luxemburgspezifischen Felder wie die RCS-Nummer oder die Nummer der Niederlassungsgenehmigung enthält. Das Formular hat ein allgemeines Feld „Legal identifier“, in das deine RCS-Nummer passt – das Portal nimmt die Rechnung aber auch an, wenn du es leer lässt. Das ist eine Eigenheit der Plattform, keine Lockerung des Gesetzes. Deine gesetzliche Pflicht, die richtigen Angaben aufzunehmen, bleibt dieselbe. Nutze das Feld „Legal identifier“ und die Freitextfelder, damit deine Rechnung inhaltlich den Vorschriften entspricht.

Was passiert, wenn deine Rechnung unvollständig ist

Drei echte Folgen, nach steigender Schwere:

1. Der Buchhalter deines Kunden weist die Rechnung zurück. Das ist mit Abstand der häufigste Fall – und der schmerzhafteste. Vor allem größere Unternehmen zahlen eine Rechnung, der Pflichtangaben fehlen, erst, wenn du sie neu ausgestellt hast. Das kostet dich Tage oder Wochen an Liquidität.
2. Dein Kunde kann die MwSt nicht abziehen. Die AED kann den Vorsteuerabzug bei einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung verweigern. Ein Kunde, der das vorher bemerkt, weist die Rechnung zurück; einer, der es erst nach einer Steuerprüfung bemerkt, kommt zurück und bittet dich um eine neue Rechnung, oft Monate später.
3. Bußgelder der AED und Prüfungsfeststellungen. Wiederholte oder systematische Verstöße können Steuerbußgelder nach dem MwSt-Gesetz nach sich ziehen. In schweren Fällen – etwa wenn du ohne Niederlassungsgenehmigung tätig bist und trotzdem Rechnungen stellst – sieht das Niederlassungsgesetz strafrechtliche Sanktionen vor.

Im Alltag sind es die ersten beiden Folgen, die für Ordnung sorgen. Die dritte ist für einen einzelnen Selbstständigen selten, aber real.

Checkliste zum Nachschlagen

Geh diese Liste durch, bevor du eine Rechnung verschickst: